Caso Bajopontina: Cómo Digitalizamos la Capacitación de +400 Colaboradores en 5 Sedes

La respuesta corta: qué es Captiva y qué logró

Captiva es la plataforma de capacitación que Latech diseñó y desarrolló para Distribuidora Bajopontina. Funciona desde el celular o la computadora y conecta a tres tipos de usuarios: administración, coordinadores de sede y colaboradores.

Hoy más de 400 colaboradores activos de 5 sedes reciben sus cursos en Captiva. Ya se emitieron más de 750 actas y certificados digitales y se rindieron más de 500 evaluaciones, sin imprimir una hoja. Gerencia ve el avance por capacitación y por sede en tiempo real y lo descarga en Excel.

El punto de partida: papeles, Excel y firmas sueltas

Bajopontina es una distribuidora con equipos operativos en varias sedes. Sus capacitaciones (seguridad vial, código de ética, imagen y cuidado personal, entre otras) se coordinaban con material impreso, listas en hojas de cálculo y actas firmadas a mano.

Ese modelo funciona con pocas personas. Con cientos de colaboradores y varias sedes aparecen los mismos problemas que vemos en muchas empresas operativas:

• Saber quién se capacitó, en qué curso y con qué nota exigía consolidar información a mano.
• Las actas firmadas y las constancias quedaban repartidas entre archivos y locales.
• Cada coordinador de sede tenía su propia lista y no había una vista única para gerencia.
• Dar una segunda oportunidad a quien no aprobaba no dejaba registro del motivo ni de las fechas.

Qué construimos: tres experiencias en una sola plataforma

Captiva separa claramente lo que necesita cada rol. Así, cada persona ve solo lo suyo y la plataforma se mantiene simple.

Crear y convocar una capacitación en 4 pasos

Crear un curso es un asistente de 4 pasos: aprendizaje (nombre, tema, modalidad y ponente), sesión (fecha y hora de Lima, en formato 24 h o AM/PM, con botones de duración rápida), convocatoria y revisión.

La convocatoria es la parte clave. Se eligen áreas, puestos y sedes, y Captiva asigna el curso solo a los colaboradores activos que cumplen esa combinación. El curso aparece en su celular entre la fecha de inicio y la de fin, sin listas manuales.

La experiencia del colaborador: 3 pasos desde el celular

Diseñamos Captiva para colaboradores operativos que se capacitan desde el celular, muchas veces en turnos cortos. Cada curso se hace siempre en el mismo orden, y Bajopontino, la mascota de la marca, acompaña cada paso.

1. Revisar los materiales: PDF, imágenes, videos y presentaciones se abren dentro de la plataforma.
2. Firmar el acta: el colaborador confirma que revisó los materiales y firma con el dedo en la pantalla.
3. Rendir la evaluación: una pregunta a la vez, con temporizador, barra de progreso y revisión antes de enviar. La nota aparece al instante.

Reglas de evaluación reales, no un formulario

Una evaluación de capacitación tiene reglas que un formulario genérico no cubre. En Captiva cada evaluación define intentos, tiempo límite y nota mínima sobre 20. Si se acaba el tiempo, las respuestas marcadas se envían solas. Si se corta el internet, quedan guardadas en el celular hasta que vuelve la conexión.

Cuando alguien agota sus intentos, el coordinador puede darle una reprogramación: una nueva ventana de fechas con el motivo registrado. Las respuestas correctas nunca se envían al navegador del colaborador, y cada intento queda en el historial.

Documentos, reportes y trazabilidad

Cada paso deja un documento. El acta de revisión de materiales se genera al firmar, el certificado al aprobar y el registro de asistencia por sede reúne a quienes completaron el curso. El administrador configura una vez las firmas de ponentes y representantes de sede, y Captiva las usa en todos los certificados.

Para gerencia, Reportes muestra el avance de cada capacitación con filtros por área, puesto y sede, y exporta un Excel de tres hojas: resumen, participantes y evaluaciones. Además, un reporte de trazabilidad registra accesos y tiempo de lectura de materiales.

Todo lo que hizo Latech en el proyecto

Captiva no es solo código. Para que una plataforma así se use de verdad, el trabajo empieza antes del primer commit y sigue después del lanzamiento:

• Descubrimiento del proceso de capacitación de cada sede y diseño de flujos por rol.
• Manual de marca digital y design system con la identidad de Bajopontina y su mascota, Bajopontino.
• App web progresiva mobile-first y panel de gestión para administración y coordinadores.
• API con permisos por rol y por sede, evaluaciones, firmas, PDFs y reportes.
• Infraestructura en la nube, almacenamiento seguro de archivos, importación de personas desde Excel y despliegues continuos.
• Manuales paso a paso por rol en PDF y web, con capturas reales, y un video demo de lanzamiento.
• Soporte y mejora continua: el rediseño completo de septiembre de 2026 sumó un asistente de 4 pasos, firma de asistencia y trazabilidad.

Lecciones para cualquier empresa que capacita a su equipo

Tres aprendizajes de este proyecto sirven para cualquier empresa con equipos operativos:

1. Diseña para el celular de quien se capacita, no para el escritorio de quien administra. El colaborador es quien más usa la plataforma.
2. Convoca por reglas (área, puesto y sede), no por listas. Así cada persona nueva recibe sus cursos sin trabajo manual.
3. Haz que cada paso deje evidencia: acta, intento, certificado y registro. La trazabilidad es lo que convierte la capacitación en algo que se puede auditar.