Caso Portal Latech: gestión de clientes con IA y agentes

El problema: la operación vivía en diez lugares

Una software factory atiende a varios clientes a la vez, y cada uno trae su canal: WhatsApp, correo, llamadas, reuniones semanales. Los pedidos llegaban por audio, las decisiones quedaban en la memoria de quien estuvo en la reunión, los cobros se seguían en planillas y las propuestas se mandaban como PDF sin saber si alguien las abría.

El costo no era solo tiempo. Era contexto perdido: un cliente que pregunta por segunda vez lo mismo, un compromiso que nadie anotó, un pago que no se concilió. Decidimos construir el sistema que nos faltaba y usarlo nosotros primero.

Dos caras, un solo sistema

El portal tiene dos entradas. Los clientes entran por clientes.latech.lat y el equipo por admin.latech.lat. Las dos funcionan en el navegador y se instalan como app en el celular.

Del lado del cliente: qué espera su respuesta, la próxima reunión, el roadmap del proyecto, las entregas y novedades, los tickets con su avance, las notas y decisiones de cada reunión, los documentos, los accesos compartidos y las facturas. Ya no hace falta preguntar en qué está algo: está escrito.

WhatsApp, con la IA escuchando

Los chats de WhatsApp con clientes y prospectos entran a una bandeja dentro del portal, vinculados al cliente o al lead que corresponde. Si alguien manda un audio manejando, llega transcrito. Al costado de cada chat se ve el contexto completo: proyectos, tickets abiertos, próxima reunión y últimos contactos.

Los grupos de WhatsApp del equipo también trabajan: un grupo recibe avisos de tickets, otro funciona como entrada de finanzas.

El Asistente: la IA propone, una persona decide

Dos agentes de IA corren solos. Cada mañana uno escribe el resumen del día: a quién hay que responder, qué propuesta espera, qué lead dejó de contestar. Otro recorre cada hora los chats y las reuniones y propone acciones: un ticket, un seguimiento, un borrador de respuesta, un riesgo.

Nada de eso se ejecuta solo. Las sugerencias esperan en el Asistente hasta que alguien las acepta o las descarta, y los WhatsApp que propone un agente quedan "por aprobar" antes de salir. Es la regla del portal: la IA propone, una persona decide.

Reuniones que se documentan solas

Las reuniones con clientes se graban y entran solas al portal. Si es de un cliente, se publica en su espacio con el resumen, los temas, las decisiones y los próximos pasos con responsable y fecha, y el cliente recibe el aviso. Si es interna, va al espacio del equipo. Si no es de Latech, se descarta. Lo que no se pudo clasificar espera en una bandeja.

Las reuniones internas quedan transcritas y cifradas. La transcripción se abre a pedido y cada lectura queda registrada. Los compromisos se convierten en tickets con un clic.

Claude operando el portal

El portal expone más de 100 herramientas por MCP, el protocolo con el que un asistente como Claude usa sistemas externos. Con eso, operar el portal es pedirlo en lenguaje natural: "Ana pidió por audio adelantar las rutas al 13/10: toma el ticket, asígnaselo a Delia con prioridad alta y avísale".

En una corrida real sobre datos de ejemplo, Claude buscó el ticket, lo pasó a prioridad alta, lo asignó y leyó la conversación con la clienta. Antes de mandarle el WhatsApp se detuvo y pidió confirmación. Los permisos de cada herramienta son los de la persona que creó el acceso, y todo queda en el historial.

Finanzas y facturación sin planillas

Para registrar un gasto alcanza con mandar al grupo de finanzas la foto de un comprobante, un PDF o una línea como "pagué 120 usd aws". La IA lo lee y deja un movimiento en borrador con monto, fecha, categoría y contraparte. No suma en ningún total hasta que alguien lo confirma.

En el mismo portal se emiten las facturas electrónicas ante SUNAT, se registran cobros en partes con su evidencia, se cargan recibos y se pagan honorarios al equipo en la moneda que cada persona elige.

Tickets, pipeline y propuestas

Cada pedido de un cliente es un ticket con triage, prioridad, responsable, checklist y conversación. Lo interno queda oculto para el cliente, y lo que se resuelve se cierra solo si el cliente no responde en cinco días hábiles.

El lado comercial vive en el mismo lugar: leads por etapa con su próximo paso, contactos, cartera de clientes con su temperatura y un pulso semanal por proyecto. Las propuestas se publican con clave y el portal avisa cuándo y cuánto se leyó cada una.

Seguridad: cada cliente ve solo lo suyo

El aislamiento entre clientes no depende de la disciplina del equipo: una consulta sin autorización previa no compila. Los intentos de acceso indebido quedan auditados, las credenciales de clientes se guardan cifradas y se revelan con registro, y las sesiones de clientes y equipo son independientes.

Qué demuestra este caso

Que la IA rinde en la operación cuando está pegada a los datos y a las reglas del negocio, y no como un chatbot suelto. Y que la aprobación humana no la frena: la vuelve confiable. Es el mismo enfoque que llevamos a los sistemas que construimos para otras empresas.